Comunicacions professionals: mitjans, funcions, principis d'organització de processos

2024 Autora: Miguel Ramacey | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 06:15

La comunicació professional és essencial per permetre que les persones d'una empresa es comuniquin de manera eficaç entre elles. El ritme de treball de tota l'empresa depèn directament de la rapidesa i l'accessibilitat de la transferència d'informació.

Les comunicacions professionals tenen un paper important per prendre les decisions més efectives i comunicar-les a l'equip. Si estan mal establerts, això amenaça de provocar conseqüències negatives, que es poden expressar en errors en les decisions escollides, en l'aparició de malentesos entre els empleats i el gerent, així com en el deteriorament de les relacions interpersonals..

Definició del concepte

Les comunicacions professionals són interaccions que es duen a terme en l'àmbit de les relacions oficials. El seu objectiu principal és aconseguir els resultats previstos, resoldre les tasques establertes, així com optimitzar determinades activitats. Al mateix temps, cadascun dels participants en la comunicació profession alté el seu propi estatus, ser cap, subordinat, col·lega o parella.

En aquells casos en què persones de diferents nivells de l'escala professional (intèrpret i gestor) es comuniquen entre elles, podem parlar de comunicacions subordinades. Després de tot, la vertical de les relacions és clarament visible aquí. Quan implementem la interacció basada en el principi de cooperació igual, podem parlar de comunicacions horitzontals.

Rellevància del problema

La comunicació professional és una experiència diària per a les persones. Té lloc a la feina i a les escoles, universitats i institucions oficials. Es tracta d'una comunicació entre estudiants i professors, subordinats i caps, competidors, socis i companys. Per assolir l'objectiu que té davant seu, cada persona ha d'estar familiaritzada amb els mitjans i principis d'aquestes comunicacions, perquè els socis han de comunicar-se en el mateix idioma (tant literal com figurat), tenir una experiència social comuna i comprendre's entre ells.

Compliment de les condicions bàsiques de la comunicació empresarial

Com fer que la comunicació en l'activitat professional sigui el més efectiva possible? Això requerirà el compliment d'una sèrie de condicions. En primer lloc, la comunicació ha de tenir una finalitat clara. Al mateix temps, l'interès de totes les persones implicades en aquest procés és important per aconseguir-ho. Un exemple és la celebració d'un acord, establir relacions, coordinar actes, desenvolupar les condicions més favorables per a la cooperació, etc.

A tothomEls participants en la comunicació professional i empresarial s'han de posar en contacte entre ells, i ho fan independentment dels gustos o aversions personals. Al mateix temps, és obligatori observar la subordinació, els rols laborals, l'etiqueta empresarial i les restriccions formals. Aquest darrer concepte implica no només la implantació de diversos protocols, rutines i normatives, sinó també la banal necessitat de controlar el poder de les pròpies emocions i respectar l'interlocutor.

A més, una de les condicions necessàries per a la implantació més eficaç de la comunicació empresarial en les activitats professionals és la seva manejabilitat. El responsable de l'empresa, com a persona més interessada a resoldre les tasques a què s'enfronta l'equip, s'hauria d'encarregar primer d'aquest moment. És important per a ell motivar els seus empleats perquè trobin la millor solució, perquè en cas contrari seguiran sent observadors passius, sense oferir cap idea.

Eines de comunicació empresarial

La comunicació professional és un desig significatiu d'una persona o d'un grup sencer de persones per motivar un empleat o tot l'equip a l'acció que d'alguna manera pot canviar la situació o fer girar la conversa en una direcció diferent.

Hi ha una sèrie d'eines disponibles per a la implementació del pla. Així, els mitjans de comunicació professional inclouen:

1. Correu habitual. De tots els mitjans de comunicació empresarial, és el més antic. I en aquest sentit, el correu tradicional té una sèrie demancances. Consisteixen en una baixa velocitat de transmissió de missatges, un disseny de cartes més complex (en comparació amb altres tipus de comunicacions), etc. I això sense oblidar el fet que aquest sistema no sempre funciona al nivell adequat. Però el correu ordinari encara s'utilitza avui dia com a mitjà de comunicació professional. El seu principal avantatge és una manera molt acceptable de transferir documents importants entre socis. En les relacions comercials, també es pot utilitzar un mètode com la transmissió de telegrames. Aquest servei també es proporciona per correu.
2. Connexió telefònica. Aquest és un mitjà de comunicació empresarial molt eficient. Tanmateix, les negociacions telefòniques no són legalment vinculants. Aquest punt s'ha de tenir en compte a l'hora d'utilitzar comunicacions professionals i d' altres mitjans.
3. Correu electrònic. Aquest mitjà relativament nou de comunicació empresarial gaudeix d'una merescuda popularitat. Un dels seus principals avantatges és la combinació de la forma de les comunicacions escrites (text fix) amb les qualitats que té la comunicació oral, en forma de la velocitat de transferència de la informació i la possibilitat d'obtenir una resposta quasi instantània. Aquestes qualitats fan del correu electrònic un dels principals mitjans utilitzats per a la transmissió de missatges de caràcter informal.
4. Fax. Amb un dispositiu especial, podeu transferir molt ràpidament una còpia de qualsevol document a la vostra parella. La velocitat és un avantatge indubtable de la comunicació per facsímil. Tanmateix, els documents transmesos d'aquesta manera no tenen força legal, perquè no en tenensignatures i segells originals. És per això que, en la majoria dels casos, el fax com a mitjà de comunicació només s'utilitza per a la ràpida transmissió de documents. Només es poden acceptar per a l'execució si els originals s'envien després d'ells per correu ordinari. Cal tenir en compte que està prohibit enviar per fax documents marcats "Per a ús oficial" o "Confidencial".

Comunicació empresarial

El contacte oral sempre ha estat al centre de la comunicació professional. Es duu a terme entre persones que estan interconnectades pels interessos del cas, i també tenen les competències necessàries per resoldre els problemes sorgits i establir col·laboracions.

Aquestes converses són un mitjà de comunicació professional, que encarnen tots els avantatges que no tenen la comunicació telefònica i l'intercanvi d'informació escrita. El fet és que la comunicació empresarial:

• realitzat en condicions de contacte proper, quan només és possible centrar-se en un sol interlocutor o en un grup reduït de persones;
• crea les condicions sota les quals es poden establir relacions personals;
• implica contacte directe.

La conversa d'empresa es refereix principalment a la parla oral. I, en comparació amb la forma escrita, té una sèrie de diferències significatives. Durant aquesta conversa, és possible influir directament en l'interlocutor o en un grup de persones. En aquest cas, s'utilitzen gestos i expressions facials, entonació, etc. A més,la comunicació cara a cara no deixa temps per pensar prèviament. És per això que sovint s'utilitzen formes casuals de comunicació en una conversa de negocis, així com algunes característiques estilístiques i gramaticals.

Utilitzat com a base de la comunicació professional, la conversa empresarial es distingeix principalment per la construcció lògica del pensament. D'acord amb la pràctica existent, es pot argumentar que els empresaris que són excel·lents a l'hora d'utilitzar judicis i conceptes, que són capaços de demostrar de manera convincent i treure conclusions correctes, tenen èxit molt més ràpidament que els empresaris que no posseeixen aquestes habilitats..

La conversa professional té la seva pròpia cultura psicològica. Rau en la capacitat dels interlocutors per causar una bona impressió als altres, crear un ambient amable de la reunió, aplicar tècniques especials que protegeixen de preguntes incorrectes, escoltar els seus oponents fins al final i, si cal, refutar els seus arguments, utilitzar un tècnica que permet una comunicació sense conflictes.

Relacions interculturals

Avui, el món és cada cop més acceptat pel procés de globalització. És per això que la comunicació professional intercultural passa a primer pla. Per a la seva implantació es necessiten especialistes que no només coneguin una llengua estrangera. Han de dominar-ho en termes de comunicació empresarial.

La majoria de les comunicacions professionals d'aquest tipus es fan en anglès. És el principal mitjà de comunicació ennivell interestatal.

L'anglès en l'àmbit de la comunicació professional és una versió modernitzada i simplificada de la llengua anglesa en general. Es caracteritza per la presència de frases clixé estàndard, així com tot tipus de patrons. Un especialista ha de conèixer-los i poder-los utilitzar en determinades situacions.

Si un intèrpret és convidat a una reunió de negocis per un empresari, en la comunicació professional aquest especialista no procedirà només de la seva experiència vital i del comportament acceptat en el seu entorn cultural natal. Tenir en compte les peculiaritats del comportament dels altres pobles ajudarà a evitar malentesos, errors i problemes en la conversa.

En la comunicació professional intercultural, cal conèixer les normes interpersonals de relacions que s'accepten en una societat concreta. És a dir: llenguatges de comunicació no verbals i verbals. El primer d'ells inclou diversos senyals sense paraules que els participants de la comunicació s'envien entre ells. Sovint ho fan inconscientment. Cal tenir en compte que el coneixement dels llenguatges no verbals i verbals en la comunicació professional de caràcter intercultural és la clau d'una trobada d'èxit. L'especialista ha de ser conscient del timbre de la parla que adopta un poble concret, el volum de pronunciació, l'entonació, les expressions facials, les postures, etc. Les normes per al seu ús durant una conversa poden tenir algunes diferències. Un bon exemple és el tradicional somriure americà. A Rússia, es considera poc sincer i artificial. americansal contrari, creuen que els russos són massa ombrívols, grollers i seriosos.

Formació d'especialistes

Com es resolen els problemes amb la comunicació empresarial interestatal? L'èxit de la negociació requereix la presència d'un traductor altament qualificat en l'àmbit de la comunicació professional, amb coneixements culturals tant especialitzats com generals. Les universitats russes estan formant aquests especialistes.

Al mateix temps, s'utilitza activament un programa anomenat "Traductor en l'àmbit de la comunicació professional". Proporciona les habilitats per comunicar-se de manera eficaç en els intercanvis culturals i empresarials actuals.

Funcions principals

Entre les característiques de la comunicació professional hi ha el seu sistema força complex. Consta de molts nivells, que abasten no només una organització específica, sinó també l'entorn extern. Considereu les principals funcions de la comunicació professional.

1. Informatiu. Les comunicacions professionals estan dissenyades per jugar el paper d'un determinat intermediari. Amb la seva ajuda s'intercanvien idees, decisions i missatges entre els empleats. La funció d'informació de la comunicació empresarial és necessària per assolir els objectius de l'organització, així com per eliminar els problemes que sorgeixen durant aquest procés.
2. Motivació. Les comunicacions professionals contribueixen al desig dels empleats de desenvolupar millor les seves tasques. Aquesta és la funció de motivació.comunicacions professionals. En aquest cas, el líder utilitza mitjans com l'ordre, la persuasió, el suggeriment i la petició.
3. Control. Amb la subordinació jeràrquica, aquesta funció està dissenyada per supervisar el comportament dels empleats de l'empresa.
4. Expressiu. Amb l'ajuda d'aquesta funció, la comunicació professional contribueix a la satisfacció de les necessitats socials mitjançant l'expressió d'experiències i sentiments sobre el que està passant.
5. Comunicativa. Aquesta característica és molt específica. Amb la seva ajuda, s'identifiquen i es resolen els errors i problemes típics que han sorgit en la comunicació empresarial, i es formulen principis de comportament òptim.

Les funcions de la comunicació professional també es poden considerar des del punt de vista de garantir la vida de l'empresa en el seu conjunt. En aquest cas, es produeix el següent:

1. Funció reguladora. Quan es comunica, hi ha un impacte indirecte o directe sobre l'empleat, que és objecte de gestió. Aquesta funció contribueix a l'organització d'accions conjuntes en l'equip, la coordinació i optimització per part del responsable de totes les accions que realitza l'equip.
2. Funció de control social. Qualsevol dels mètodes per resoldre els problemes de l'organització, així com les seves formes i principis de treball, tenen un marcat caràcter normatiu. La regulació de totes aquestes disposicions, que consta en les instruccions i ordres del titular, contribueix a garantir l'organització i integritat de la institució, així com la coherència de l'actuació conjunta de cada membre de l'equip. Per mantenir aquesta direcció iexercir les seves comunicacions professionals de control social.
3. Funció de socialització. És una de les principals tasques de qualsevol líder. Aquesta funció permet als joves empleats participar en activitats conjuntes, que comencen a dominar les habilitats i habilitats comunicatives, aprenen a navegar en una situació de comunicació, parlen i escolten. Tot això és molt important no només per a l'adaptació interpersonal, sinó també per a la realització d'activitats professionals. Paral·lelament, els joves adquireixen una actitud tolerant, interessada i benèvola cap als altres empleats i capacitat d'actuar per complir una tasca col·lectiva.
4. Sociopedagògic. En el procés de comunicació professional, hi ha un procés de formació, educació i desenvolupament de la personalitat de l'empleat alhora que li transfereix experiència pràctica. Gràcies als contactes sistemàtics que apareixen en el transcurs d'activitats conjuntes, tots els participants en la comunicació adquireixen coneixements tant d'ells mateixos com dels socis, així com de les millors opcions per resoldre les tasques a què s'enfronta l'equip. El domini d'habilitats pràctiques de vegades es converteix per a alguns empleats en una possible compensació per la f alta de coneixements professionals. I això ho garanteix la funció sociopedagògica de les comunicacions.

Directrius

Les comunicacions professionals es basen en:

1. Interpersonalitat. Aquesta comunicació es caracteritza per la versatilitat, l'obertura d'interacció entre les persones. Aquest principi es basa en l'interès personal dels altres. I això malgratque la comunicació està orientada als negocis. Aquesta comunicació té inevitablement les característiques del contacte interpersonal.
2. Propòsit. Aquest principi de comunicacions professionals és polivalent, perquè el procés de comunicació empresarial, juntament amb la càrrega d'informació prevista, també té un objectiu subjacent. Per exemple, un líder, informant l'equip de les dades estadístiques de què disposa, vol assenyalar els aspectes problemàtics d'una determinada àrea d'activitat. Al mateix temps, molt probablement, a nivell inconscient, pretén demostrar als presents la seva eloqüència, erudició i intel·ligència.
3. Continuïtat. Aquest és un altre dels principis de la comunicació professional. Consisteix en el fet que, endinsant-nos en el camp de visió del nostre soci comercial, ens convertim en els iniciadors del contacte continuat amb ell. Al mateix temps, la comunicació té lloc no només a nivell verbal. La parella rep constantment missatges de comportament dels quals pot extreure les conclusions adequades.
4. Multidimensionalitat. En el curs de les comunicacions professionals, es realitzen almenys dos aspectes de les relacions interpersonals. El primer d'ells és la transferència d'informació comercial i el manteniment del contacte creat. La segona és la traducció d'una actitud emocional cap a la parella (pot ser positiva i negativa).

Ètica de la comunicació professional

Cadascun dels participants en comunicació empresarial ha de tenir:

1. Honestedat. Tenint aquest tret de caràcter, la gent s'absté de les accions enganyoses i l'engany. Tanmateix, fins i totaquells que consideren que l'honestedat és un estàndard indispensable de comportament empresarial, de vegades encara han de mentir. En aquest cas, la gent ha de triar entre alternatives que no els satisfan. Tanmateix, sempre s'ha de dir la veritat. La mentida només es justifica quan s'escull el menor dels dos mals, quan les circumstàncies així ho requereixen.
2. Integritat. Aquesta característica inherent a una persona troba la seva expressió en la unitat de les seves accions i creences. El comportament decent és exactament el contrari de la duplicitat i la hipocresia. Una persona així sempre farà el que va prometre. Per exemple, un empleat definitivament ajudarà el seu col·lega en la realització d'una tasca de treball. Això passarà fins i tot quan no li sigui tan fàcil fer-ho, però va fer una promesa.
3. Justícia. Aquest tret de caràcter implica l'absència de biaix i objectivitat a l'hora d'avaluar les altres persones i les seves accions.
4. Responsabilitat. Aquesta característica d'un participant en les relacions comercials es manifesta en la mesura en què és responsable de les seves paraules, observa les normes morals i compleix les seves obligacions.